【英語ビジネスメールで相手に返信する際のコツ】7ステップ解説!

ビジネス
社会人2年目
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いつもは仕事で英語使わないのだけど、今度外国の人が会議に参加することになったのでやりとりしなくてはならなくなった!

英語でメールが来ちゃった!調べて意味はわかったけど、なんて返信したらよいやら・・・

アドバイザー
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大丈夫です。英語のメールは形さえ知っていれば中学レベルの英語で、誰でも書けるものです。

どんどん実践してみましょう。

英文メールを転送してもらって観察してみよう

英語のメールが来ちゃった!どうしよう!返信しなきゃ!

社会人2年目
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えーと、まず日本語で書いてみて訳すか!

これはNGです。ダメではないですが、効率的ではありません。

アドバイザー
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日本語は英語より丁寧に文章を書く傾向があるので、それをそのまま英文に訳すと冗長な文になりがちです。

例文も役立つけれど

ビジネスメールの例文は世の中に溢れています。
これらももちろん役立ちますが、多くの場合どの会社でも使えるように非常に一般化されていることがほとんどです。
社内メールにおいては、企業の色や内部ルールが色濃く出ていることも多く、定型文を使うとかえってわかりにくくなることもありえます。

あなたの業務でお手本を探す

そこでまず、頂いた先方からの英文メールを観察してみてください。

そして、英語が得意な同僚でも誰でもよいですから、英語でやりとりしているメールをお手本として一つか二つ、転送してもらってください。それをじっくりと見れば、ある程度の法則が見えてくるはずです。

そこで見えてきたポイントを押さえてメールを書けば良いのです。

英語でメールを書くことは難しくありません。英語力ほとんどいらないと言っても良いぐらいです。

英語の社内メールは素っ気なくて良い

敬語不要

まず飛び込んでくるのは、メールを送る相手の名前ですよね。

日本語なら

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ジョンさん、お疲れ様です。

ですよね。英語ならどうでしょうか。

外国の先方
外国の先方

Hi John,

以上です。


社会人2年目
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え!「Hi」って!

アドバイザー
アドバイザー

社内メールならこんなものです。Helloでも Dearでも良いですが、Hiで充分です。

「お疲れ様です」もちろん不要です。

相手が上司であっても、「さん」「部長」「課長」必要ありません

そう、英語は上下関係気にしなくてよいのです。ラクですよね。

とにかく簡潔に

日本人がやりがちなのは「丁寧すぎる」文章です。

英語でこれをやると嫌がられます。


日本語なら

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なにこの人冷たい。そっけない・・・

と思われるぐらいのアッサリさで挑みましょう。

そのほうがこなれて見えます。

定型文があるのでそれに沿って作れば大丈夫

件名は大事

英語圏の方たちはビジネスにおいて丁寧さより効率を愛します

そのため本文を見ずとも件名を見てある程度内容がわかることは、とても親切だと感じます。

例:[Modify Request]Due 12th, Sep.

訳:【修正依頼】9/12までにお願いします

依頼内容と締め切りを記載し、相手が仕事の優先順位を付けやすいように工夫しましょう。

相手のお名前

前述しましたが、敬語は不要です。

Dear John,

Hello John,

と簡潔に呼びかける感じで書き出しましょう。

最初の挨拶

日本語だったら次に「お疲れ様です」ですとか、「お忙しいところ失礼します」と書きたくなります。

でも英語でこれをそのまま書いてしまいますと、

外国の先方
外国の先方

What happened to you?? (一体どうしたんですか??)

と変に思われてしまいます。

社会人2年目
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「お疲れさまです」はダメか・・・

でもいきなり要件に入るのもなんだかな・・・

お気持ちわかります。

そんなとき便利なのが、「とにかく感謝を述べる」です。

お疲れさまです→ Thank you for your e-mail.(メールありがとうございます)

お忙しいところすみません→ Thank you for your cooperation.(ご協力ありがとうございます)

と書き換えてみてはどうでしょうか。なんかいい感じにまとまりませんか。

困ったらThank you for~です。

アドバイザー
アドバイザー

I appreciate ~でもOK。ちょっとだけフォーマルなイメージです。

Thank you for~と同じ意味になります。

返信が遅れたときのフレーズ

「ありがとう」に対して「すみません」「ごめんなさい」も覚えておきましょう。

日本語のように枕詞で「すみません」を使うことは英語ではありませんが、実際に謝りたい場面ではこのように使います。

I am sorry for my late response. (返信が遅くなってごめんなさい)

I apologize for my delay.(遅れてごめんなさい)

I am very sorry that I didn’t get back to you soon. (すぐに返信せずに本当にすみません)

知っているとちょっとかっこいい略語

英語というのは頭文字を取って略するのが好きな言語ですよね・・・。

略語オンパレードの英文メールは、日本人にとって威圧的にすら感じますが、実態は恐れるに足らないものです。

社会人2年目
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ん?何これ?

と思ったらすかさず検索してみれば答えはすぐわかりますので、気にしなくてよいと思います。

ご参考までにいくつかご紹介しますね。

ASAP

As soon as possibleの略です。「至急」という意味になります。

例:Please call back to me ASAP. (至急折り返し電話ください)

アドバイザー
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ちょっと緊迫した雰囲気になります。やや命令口調を帯びた言い回しになりますので、目上の方には使わないほうが無難です。

FYI

For your informationの略です。「ご参考まで」といったニュアンスの言葉。

例:Just a FYI, the lunch has been cancelled. (そういえば 例のランチキャンセルになったよ)

TBD

to be discussedの略。「保留中で話し合いが必要な議題」といったときに使います

例:sales meeting schedule=TBD  (営業会議のスケジュールは未定)

w/o

withoutの略。

他には b/w=betweenなんていうのものあります。

個人的には略さず、普通に書いたほうが早いような気がしますが、よく登場する略語です。

 

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結びの言葉

結びの言葉は定型文があります。

Best Regards,

Regards,

Thank you,

Thanks,

Thanks a lot!

などです。どれが良いということもないので、自由に使ってみましょう。

先方が何て書いているかも観察してみると良いと思います。

英語ビジネスメールにこなれた返信したいときはこの方法を試してみて【まとめ】

英語でメールを返信するときは次のポイントを押さえましょう

・先方のメールや、同僚の英文メールをよく観察してポイントを押さえる・マネする

・英語は敬語は不要。なるべく簡潔に。

・「お疲れさまです」の代わりに感謝の言葉を

略語は恐れず調べよう

高い語学力がなくても、伝わる英語メールは充分書けます

メールは電話より緊張しないし、日本人にはおすすめツールです!

なるべく簡潔に相手に伝えることを心掛けてみてください!

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