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英語ビジネスメールの書き出し攻略!お役立ちフレーズを一挙紹介!

英語学習

英語でビジネスメールを書く機会があまりないと、構成や書き出しの一文で迷ってしまうことってありますよね。

今回は、英語ビジネスメールの構成のコツや、書き出しに使える簡単な英語のフレーズを紹介します。

英語ビジネスメールの基本的な構成

英語ビジネスメールは、件名→宛先→挨拶→本文→結びという順に構成されています。

日本語でのビジネスメールとあまり変わらない印象ですね。

これの例で言うと、「書き出し」とは、件名、宛先、本文の一文目の3つにあたる部分です。

今回はこの3つのポイントに分けて、それぞれで使えるフレーズを紹介します。

英語で件名を書くコツを紹介

件名でのコツは、シンプルに、そして本文の中身を具体的に示すことです。

件名が長すぎたり、シンプルでない場合、読みづらいと敬遠されてしまいます。

また、件名に具体性がないと、緊急性がないと判断され、せっかく書いたメールが読み飛ばされてしまう可能性があります。重要な連絡の場合は日付を盛り込むなどして、読んでもらう工夫をするとよいですよ。

英語での件名に使えるフレーズ6選

ここからは、具体的に使えるフレーズを6つ紹介していきます。

Request for ○○

(訳) ○○の依頼について

Confirmation Request for ○○

(訳) ○○の確認依頼について

Schedule Confirmation for ○○

(訳) ○○のスケジュール確認について

Deadline for ○○

(訳) ○○の締め切りについて

Invitation for ○○

(訳) ○○の招待について

Thank You for ○○

(訳) ○○に対する感謝

○○の部分は、読み飛ばされたり、スパムメールと疑われないためにも、日付を盛り込むなど、具体性を出すことがコツです。

また、前置詞(for, of, to等)、接続詞(and, but, so等)、冠詞(a, an, the)以外の単語の頭文字は大文字にするのが基本的なマナーとされています。

ですが、全ての文字を大文字にしてしまうと圧迫感が強くなり敬遠されてしまうので、避けたほうが良いでしょう。

宛先で使えるフレーズ

日本でのビジネスメールでいう、冒頭の○○様に当たる部分ですね。

基本的に”Dear”と”Mr.”(男性の場合)/”Ms.(女性の場合)”という書き方が、一番丁寧で良いとされています。

ですが、これも送り先のケースによって色々と工夫が必要な為、注意が必要です。

それでは、各パターンの書き方について見ていきましょう。

英語での宛先に使えるフレーズ6選

Dear Mr. / Ms. ○○(名字)

一番基本的な書き方です。初対面の相手などに対して使うと良いですね。女性に対しては、”Miss.”や”Mrs.”という書き方もありますが、ビジネスシーンでは”Ms.”で統一するのがマナーです。

Dear ○○(ファーストネーム)

Mr.やMs.を省略した書き方です。これは親しい間柄の場合に使えるフレーズです。

Dear ○○(ファーストネーム + 苗字)

メール相手の名前がわかっていて、性別が分からない場合は、上記のようにファーストネーム→名字の順でフルネームを書けばOKです。

Dear Sir / Madame

メール相手の性別のみがわかっている場合には、Sir(男性の場合)、Madame(女性の場合)と書きます。

Dear △△(役職名)

メール相手の名前や性別がわからない場合は、役職名をそのまま書いても大丈夫です。

(ex.) Dear Sales Manager(営業部マネージャ―へ)

Hi / Hello

同僚や、親しい間柄のクライアントに使える表現です。名前を後につけても良いですし、そのままでもOKです。

To whom it may concern

「関係者各位」といった意味で使えるフレーズです。不特定多数にメールを送るときに使えます。

ですが、昨今ではあまり見ない表現になりつつあるので、極力具体的な表現を使うか、HiやHelloなどの簡単な表現に改めると良いかもしれません。

使用するときは、周囲のやり方に合わせて使うと良いですね。

本文最初の一文の書き方紹介

英語ビジネスメールでの本文の書き方で重要な点は、先に結論を書いてしまうということです。

メールを送るということは、動機があるはずです。その動機を一文目に書いてしまいましょう。補足説明はその後に書けばOKです。

今回は、ビジネスシーンでありがちなメールを送る動機を4つにまとめました。

・自己紹介をする

・感謝を伝える

・目的を説明する

・返信が遅くなったことを謝罪する

これらのシーンで有用なフレーズを紹介するので、是非お役立て下さい。

・自己紹介をする際に使えるフレーズ

My name is ○○(名前) and I ~

(訳)私の名前は○○です。私は~です。

これは、初対面の相手に使いたいフレーズですね。~からの文章は、自分の経歴や、共通の知人がいればそれについて触れるのも良いですね。

(ex.)My name is Taro Yamada and I am a colleague of Hanako Suzuki.

私の名前は山田太郎です。私は鈴木花子の同僚です。

I would like to introduce you to my ○○(役職), Mr. △△(名前)

(訳)私の○○である、△△を紹介させていただきます。

自分ではない誰かを紹介したいときに使えるフレーズです。

(ex.)I would like to introduce you to my boss, Mr. Taro Yamada

私の上司である山田太郎を紹介させていただきます。

・感謝を伝える際に使えるフレーズ

Thank you very much for ○○.

(訳)(○○に対して)ありがとうございました。

何か感謝を伝えたいときに使えるフレーズです。

(ex.)Thank you very much for your reply.

お返事ありがとうございます。

・目的を説明する際に使えるフレーズ

The purpose of this e-mail is to ○○.

(訳)○○したくメールさせていただきました。

何か目的があって連絡する場合に使えるオーソドックスな書き出しです。

(ex.)The purpose of this e-mail is to ask some questions about your project.

貴社のプロジェクトについていくつか質問をしたく、メールさせていただきました。

また、toの次には、例にもあるように”ask”(尋ねる)や”let you know”(知らせる)といった単語が来ることが多いので、パターンとして覚えておくと便利ですよ。

I am writing this e-mail to ○○

こちらもThe purpose of this e-mail is to ○○とほぼ同義で使えるフレーズです。パターンとしていくつか覚えておくと、使い分けられて便利ですよ。

We are sorry to inform you that ○○

(訳)大変申し訳ございませんが、○○をお知らせいたします。

こちらは、あまり良くない知らせをする際に使われるフレーズです。

(ex.)We are sorry to inform you that the item you ordered is unavailable.

大変申し訳ございませんが、ご注文いただきました製品は販売終了致しました。

また、”sorry”の部分を”happy”に変えることで、良い知らせを伝える際にも使えます。

・返信が遅くなったことを謝罪する際に使えるフレーズ

Sorry for my late reply as ○○.

(訳)○○でメールが遅れてしまいました。申し訳ございません。

最後は、もらったメールに対しての返事が遅れてしまった際に使える表現です。

返そうと思っていたメールが、遅れてしまうことはよくあることなので、この表現は覚えておくと便利ですよ

Sorry for my late reply as I have been away on business.

出張中のため返事が遅くなって申し訳ございません。

英語ビジネスメールの書き出し攻略!お役立ちフレーズを一挙紹介! まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は英語のビジネスメールの書き出しのコツと、役立つフレーズを紹介していきました。

・件名は、シンプルさと具体性がカギ

・冒頭の宛先は、相手の情報によって様々な書き分けが可能

・本文1文目は、結論=メールを送った動機を先に書く

今後のビジネスにお役立てください。

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