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【ビジネス英語】メール書き出しで悩まない!すぐ使えるフレーズ集!

英語学習

「ビジネス英語に自信がなく、メールを書くにも時間がかかる。」

そう思っている方も少なくないのではないでしょうか。

特に、多くの人が最も悩むのが、メールの書き出しの部分です。

ですが、決まったフレーズさえ覚えれば、考える必要はなくなります!

今回は、ビジネス英語におけるメールの書き出しで、使えるフレーズを紹介していきます。

ビジネス英語:宛先の書き方

ビジネス英語では、相手・場合によって宛先の書き方が以下のように異なります。

①フォーマルな場合(目上の人、顧客等)

Dear [フルネーム/Mr.男性の姓/Ms.女性の姓],

意味:~様

”Dear”は、フォーマルな場合、相手に対するメールで使われます。

※複数人が宛先の場合

複数人を宛名にしている場合は、以下のようにできます。

Dear All,

意味:宛先各位

②カジュアルな場合(同僚、親しい仲の人)

Hello [相手の名前],

Hi [相手の名前],

意味:~へ 

※複数人が宛先の場合

Hi All,

Hello All,

All,

意味:みんなへ、各位

③宛先不明の場合

To Whom It May Concern

意味:ご担当者様へ、ご関係者様各位

個人のメールアドレスに送らない場合で、誰がメールの受手が分からない際には、”To whom it may concern” を使うことが多いです。

ビジネス英語:自己紹介

宛名ののち、メールを書きだします。

自分が誰なのな名乗るときの2つのフレーズ

意味:~会社/~部の、・・・です

例文:I am Taro Suzuki from HR.

    訳:人事部の鈴木太郎です。

My name is 名前 and I am in charge of 担当している仕事 at 会社名.

意味:〜会社で、〜を担当している・・・と申します。

例文:My name is Taro Suzuki and I am in charge of sales at ABC Company.

    訳:ABC会社で営業を担当している鈴木太郎と申します。

ビジネス英語:挨拶

本題の前に、軽い挨拶をしたい場合には、以下のようなフレーズが使えます。

How have you been?

意味:いかがされてますか?/最近どうしてた?

How is ~ going?

意味:〜の調子はどうですか?/〜はどんな感じですか?

例文:How is the new project going?

 訳:新しいプロジェクトはどんな調子ですか?

上記に挙げたような挨拶は、ビジネス英語メールにかかわらず、友人とのメールでも使えます

【フォーマルな挨拶】

ビジネス英語で、よりフォーマルな挨拶には、以下のようなフレーズがあります。

I hope this email finds you well.

意味:お元気でお過ごしのことと存じます。/お世話になっております。

It was a pleasure to ~ the other day.

意味:先日は、〜でき、光栄でした。

例文:It was a pleasure to meet you the other day.

    訳:先日は、お会いでき、大変光栄でした。

ビジネス英語:目的を伝える

メールの目的を伝える書き出しは、汎用性の高いフレーズになります。

名乗った後や、名乗る必要のない場合は1文目に使うと便利です

I am writing this email to ~.

意味:〜するために、メールをお送りしています。~の件でメールしました。

例文:I am writing this email to inform you that we are planning our server mentenace next month.

    訳:来月にサーバーのメンテナンスを予定していることをお知らせしたく、メールをお送りしました。

この”I am writing this email to ~.”というフレーズさえあれば

I am writing this email to ask you to~ . (~してほしくて連絡しました。)

などのように、使い勝手よく、書き出しができます。

ビジネス英語:よいお知らせ

ポジティブなお知らせのメールの書き出しには、以下のようなフレーズがあります

We are happy to inform you that ~

【意味】〜ということ(ポジティブなこと)をお知らせいたします。

例文:We are happy to inform you that we decided to hire you.

 訳:貴殿の採用を決定したことを、お知らせいたします。

ビジネス英語:悪い知らせ

相手にとって、残念なお知らせをする際には、以下のようなフレーズがあります。

We regret to inform you that ~.

【意味】残念ながら〜ということをお知らせいたします。

例文:After careful consideration, we regret to inform you that you were not selected for the position.

 訳:厳正なる選考の結果、今回は募集のポジションに選ばれなかったことをお伝えいたします。

非常にシンプルな動画ですが、フレーズ覚えるには何も邪魔なものがないのでストレートに印象に残る動画です。
是非、こういった動画を有効活用してください。

ビジネス英語:相手のメールに返信

相手のメールに対して返信する際、書き出しは以下のように始められます。

Thank  you for your email.

意味:メールありがとうございます。

Thank you for your inquiry.

意味:お問い合わせありがとうございます。

Thank you for your reply.

意味:返信ありがとうございます。

手のメールに対して、お礼を述べる”Thank you for ~”から始めるフレーズは、使い勝手がいいです。

ビジネス英語:返事を催促

以前に連絡したのに、返事・対応もらえていない場合のメールの書き出しには、以下のようなフレーズがあります。

This is a friendly reminder for ~

意味:〜について、念のためご確認です。

例文:This is a friendly reminder for the deadline. 

 訳:期日のお知らせについて、念のためご確認です。

I would like to remind you that ~

意味:〜について、念のため再度お知らせしております。

例文:I would like to remind you that I have not confirmed your attendance to the annual conference.

 訳:年次カンファレンスへの出欠が確認できていないことを、念のためお知らせしております。

”I would like to remind you that ~” の方は、より丁寧で、フォーマルになります

ビジネス英語:お詫び

返事が遅れた時など、お詫びから始める場合の書き出しには、以下のようなフレーズがあります。

We are extremely sorry for  ~

意味:~に関して、誠にお詫び申し上げます。/~して大変申し訳ありません

例文:We are extremely sorry for being late to reply.

 訳:返信が遅れ、大変申し訳ございません。

I am sorry for ~

意味:~について、すみません。/~で、すみません。

例文:I am sorry for my late reply.

 訳:返信が遅くなり、すみません

We are extremely sorry for  ~”の方は、非常に丁寧で、より深いお詫びとなります。

ビジネス英語:質問

質問をする際は、以下のフレーズが便利です。

I have a quick question for you about~.

【意味】〜について、ちょっとお聞きしたいのですが。

例文:I have a quick question for you about the new product.

 訳:新商品のことで、ちょっと聞きたいことがあるのですが。

また、先述の”I am writing this email to ~”を使って、”I am wringthis email to ask you about~ ”と表現することもできます。

ビジネス英語:取り急ぎの連絡

会議がキャンセルになったことを急いで伝えるなど、取り急ぎの連絡には、以下のようなフレーズがあります。

I just wanted to ~ 

意味:取り急ぎ~

例文:I just wanted to say thank you for taking time to meet with us today.

 訳:本日はお越しいただきありがとうございます。取り急ぎお礼までに。

Just a quick note to ~

意味:取り急ぎ~

例文:Just a quick note to say that today’s lunch meeting has been canceled.

 訳:今日のランチミーティングは中止となったので、取り急ぎの連絡です。

 Just a quick note to ~ は、とてもカジュアルで、同僚に対して使います。I just wanted to ~は、もう少し丁寧なニュアンスです。

ビジネス英語の面白さが分かってきたと思おいますので、この辺りでボキャブラリーを増やしてみてはいかかですか?
独自のフレーズ帳をつくってみるのもいいですよ。

【ビジネス英語】メール書き出しで悩まない!すぐ使えるフレーズ集! まとめ

いかがでしたでしょうか。

「意外と、似た単語を使った言い回しばっかりじゃん!」と思った方もいるのではないでしょうか。

今回紹介したものは、難しい単語はなく、

一度覚えれば便利なフレーズばかりです。

是非、職場で使ってみてはいかがでしょうか?

ビジネス英語における宛名の書き方:Dear~(フォーマル)/ Hello ~ /Hi~ (カジュアル)
宛名不明の場合: To Whom It May Concern
自己紹介①:I am 名前 from 会社名/部署名.
自己紹介②:My name is 名前 and I am in charge of 担当している仕事 at 会社名.
挨拶:How have you been?/ How is ~going?
挨拶(よりフォーマル):I hope this email finds you well./It was a pleasure to ~ the other day.
目的を伝える:I am writing this email to ~.
よいしらせ:We are happy to inform you that ~.
悪い知らせ:We regret to inform you that ~.
返信する:Thank you for your email./ Thank you for your inquiry./Thank you for your reply.
催促:This is a friendly reminder for ~./ I would like you to remind that~.
お詫び:We are extrem

ビジネス英語のオンライン英会話ではここのビズメイツが非常にオススメです。詳しく書いた記事も添付しておきますので是非ご覧ください。

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